Regelmatig krijg ik de vraag: “Welke zaken moeten we nu wel automatiseren en welke niet?” Ik heb daar als Lean expert een vrij duidelijke mening over. We automatiseren sowieso alle werkzaamheden die mensen niet laten groeien. Alle routinematige werkzaamheden die als lopende band werk gezien kunnen worden, automatiseren we als eerste. Dit leidt er tevens toe dat het werk van mensen wordt ge-upgrade. Van salarisadministrateur naar inkomensadviseur, dat soort bewegingen zetten we graag in. In dat soort trajecten is het ook goed mogelijk databots in te zetten. We noemen dat het opleiden van databots omdat we precies de werkzaamheden die voordien door een mens werden gedaan nu door de software uit gaan laten voeren. Het lijkt wel op het overdragen van werkzaamheden aan een nieuwe medewerker en de “oude” medewerker speelt daar een belangrijke rol in. Vaak is het ook zo dat in bedrijven deze nieuwe digitale medewerkers ook een naam krijgt, Henri bijvoorbeeld. En de oude medewerker blijft als coach wel belangrijk in het proces want Henri moet het vak nog leren. Wel is het natuurlijk een voordeel dat Henri nooit op vakantie wil, nooit ziek is, geen pauze neemt en 24/7 blijft doorwerken.
Wel is er een waarschuwing op zijn plaats. Regelmatig komen we situaties tegen waarin slechte lopende zaken geautomatiseerd moeten gaan worden. Dat is bijna nooit een goed idee.
Probeer te vermijden om tegelijkertijd te automatiseren en te reorganiseren.
Ik raad organisaties aan eerst de werkzaamheden procesmatig goed op de rit te hebben staan voordat er geautomatiseerd kan gaan worden. Als je het niet goed met de hand kunt, lukt het bijna nooit het goed te automatiseren. Vraag maar eens aan de overheid.